Zarządzanie i kontrola finansowa projektu

Procedury wyboru dostawców w projekcie

W ramach wewnętrznej kontroli finansowej ze strony kierownika projektu oraz w ramach zewnętrznej kontroli ze strony instytucji finansującej projekt, wdrożono zestaw procedur regulujących generowanie kosztów projektu oraz wydatkowanie jego zasobów finansowych. Procedury te miały głównie zastosowanie w przypadku zamiaru nabycia towarów lub usług, których wartość przekraczała kwotę 20 000,00 PLN. W przypadku, gdy wartość towarów lub usług nie przekraczała kwoty 20 000,00 PLN stonowanie tych procedury nie było obligatoryjne.

Głównym kryterium w egzekwowaniu tych procedur było zachowanie warunków konkurencyjności poprzez dopuszczenie możliwość kierowania uproszczonych zapytań ofertowych lub porównania dostępnych ofert poszczególnych wykonawców. Poszukiwanie dostawców następowało poprzez rozesłanie zapytań ofertowych. Zapytania te były wysłane w formie papierowej lub mailowej – do co najmniej 3 potencjalnych dostawców. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonywała Komisja. W skład Komisji mogli wchodzić wszyscy członkowie Zespołu Projektowego oraz osoby dodatkowo wyznaczone przez współwłaścicieli firmy. Z reguły komisja składała się od dwóch do trzech osób i w jej składzie obowiązkowo zasiadał kierownik projektu. Dodatkowe osoby to członkowie zespołu, którzy w ramach obowiązków projektowych zajmowali się obszarem, którego dotyczył dany zakup lub wydatek.

Celem wyboru najkorzystniejszej oferty Komisja ustalała kryterium lub kryteria wyboru ofert. Obowiązkowym i wiodącym kryterium, narzucony przez instytucję finansującą było kryterium ceny. Komisja wypisywała w formularzu poszczególnych dostawców po czym dokonywała ich oceny w skali od 0 ?bardzo źle, do 5-bardzo dobrze w odniesieniu do wybranych kryteriów. Po dokonaniu oceny komisja podejmowała decyzję, co do pozytywnej lub negatywnej kwalifikacji dostawców. Decyzja podejmowana była poprzez zakreślenie wyrazu TAK lub NIE w kolumnie: ?Decyzja o kwalifikacji? i potwierdzona podpisem opatrzonym datą w następnej kolumnie formularza. Z posiedzenia Komisji dokonującej był sporządzany protokół opatrzony podpisami członków komisji oraz zatwierdzony przez Kierownika Projektu lub współwłaściciela firmy.

W przypadku zmiany dostawcy w trakcie realizacji projektu należało uzasadnić ową zamianę poprzez sporządzenie notatki służbowej zawierającej przyczyny zamiany. W przypadku wycofania dostawcy w trakcie realizacji projektu Protokół kwalifikacji dostawców musiał być opatrzony adnotacją o dacie wycofania. Nowy protokół musiał być opatrzony datą zatwierdzenia i naniesieniem adnotacji, i wskazywać, że jest to dokument obowiązujący. Wszelka korespondencja dotycząca wyboru dostawców musiała być przechowywana w utworzonym do tego celu segregatorze.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)