Procedury obiegu korespondencji oraz dokumentów finansowych

Procedura obiegu korespondencji oraz dokumentów finansowych

Osobami odpowiedzialnymi za odbiór wszelkiej korespondencji wewnątrz firmy realizującej projekt oraz korespondencji z instytucjami zewnętrznymi byli współwłaściciele firmy lub osoba wyznaczona w tym celu w danym czasie. Po dokonaniu odbioru korespondencji dotyczącej realizacji projektów współwłaściciele firmy byli zobowiązani do przejrzenia korespondencji, zlecenia wpisania jej do Książki Korespondencji oraz przekazania jej Kierownikowi Projektu.

W dalszej kolejności Kierownik Projektu dokonywał rozdysponowania korespondencji pomiędzy członków zespołu projektowego zgodnie z zakresem zadań powierzonych do realizacji w ramach projektu. Selekcja, wpisanie oraz przekazanie korespondencji musiały być dokonywane w dniu jej odbioru.

Każdy z członków zespołu projektowego był zobowiązany do zbierania od wykonawców dokumentów księgowych dotyczących wykonanej usługi tj. faktur VAT, rachunków wykładowców itp. – w zakresie zadań powierzonych do realizacji w ramach projektu. Członkowie Zespołu Projektowego byli odpowiedzialni za przekazanie dokumentów księgowych Specjaliście ds. rozliczeń finansowych, który dokonywał weryfikacji dokumentu pod kątem formalnym oraz opisywał faktury zgodnie z wymogami realizowanego projektu. Dokument opisany przez Specjalistę ds. rozliczeń finansowych przekazywany był Kierownikowi Projektu. Kierownik Projektu dokonywał weryfikacji merytorycznej i stwierdzał kwalifikowalność poniesionego wydatku.

Po stwierdzeniu poprawności wydatków pod względem merytorycznym dokumentacja księgowa była przekazywana przez Kierownika Projektu jednemu ze wspólników firmy Europrojekt celem dokonania płatności, a następnie wyznaczonej osobie zajmującej się obsługą finansowo ? księgową realizowanego projektu. Osoba zajmująca się obsługą finansowo-księgową dokonuje weryfikacji formalno rachunkowej zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wszelka korespondencja zewnętrzna związana z realizowanym projektem musiała być umieszczana w odpowiednio oznaczonych segregatorach z podziałem na pisma przychodzące i wychodzące. Wszelka korespondencja zewnętrzna związana z realizowanym projektem musiała być prowadzona na papierze firmowym, oznaczonym logami EFS, UE i POKL tak jak opisałem to w punkcie dotyczącym promocji projektu.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 10.0/10 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Procedury obiegu korespondencji oraz dokumentów finansowych, 10.0 out of 10 based on 1 rating

Użytkownicy trafili do nas po frazach:

  • korespondencja finansowa
  • procedura korespondencji firma