Cykl życia projektu “Młodzi na Start”: faza realizacji, ewaluacji oraz audytu

Organizacja szkoleń dla Beneficjentów projektu “Młodzi na start”

W celu zapewnienia udziału w projekcie założonej liczby Beneficjentów Ostatecznych, zaplanowano przeprowadzenie kilkustopniowego procesu rekrutacji na terenie całego województwa, który składał się z następujących etapów:

  1. Etap I (Promocja projektu) ? przeprowadzenie kampanii informującej o projekcie za pośrednictwem regionalnych mediów, stron www, ulotek i plakatów promocyjnych oraz Powiatowych Urzędów Pracy.
  2. Etap II ? przyjmowanie zgłoszeń, analiza dokumentacji rekrutacyjnej, wybór Beneficjentów Ostatecznych spełniających kryteria projektowe.
  3. Etap III ? rozmowy kwalifikacyjne z udziałem członków zespołu projektowego, dotyczące motywów ubiegania się o udział w projekcie, doświadczenie Beneficjenta Ostatecznego pod kątem planowanej działalności.

Zaplanowano przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, które pozwoliły wyłonić 30 Beneficjentów Ostatecznych. Wyboru Beneficjentów Ostatecznych dokonywał zespół projektowy, w oparciu o kryteria rekrutacyjne: wiek, kwalifikowalność Beneficjentów Ostatecznych, osobiste predyspozycje, poprawność dokumentów rekrutacyjnych. Rekrutacja prowadzona będzie w oparciu o zasadę równości szans ( w tym płci, pochodzenia, niepełnosprawności i innych). W przypadku rezygnacji któregoś z Beneficjentów Ostatecznych możliwe było jego zastąpienie i wejście osoby z listy rezerwowej, która przeszła pomyślnie proces rekrutacji. Lista rezerwowa została przewidziana dla 10 osób dla każdego dwóch cyklów szkoleniowych.

Organizacja promocji i rekrutacji do projektu ?Młodzi na start?

Etap I ? Promocja projektu.

Promocja projektu ?Młodzi na start? ,ze względu na dużą popularność projektów w których uczestnicy mogą zdobyć dofinansowanie na swój biznes ograniczała się do kilku podstawowych działań. Resztę dopełniał tak zwany ?Marketing szeptany? dzięki, któremu liczba chętnych wyniosła ponad 400% w stosunku do przewidzianej liczby Beneficjentów Ostatecznych. Na potrzeby promocji projektu stworzono specjalną podstronę WWW firmy Europrojekt, na której kandydaci mogli uzyskać wyczerpujące informacje o projekcie oraz pobrać wymagane dokumenty i formularze zgłoszeniowe. Zamówiono również wydruk plakatów i ulotek promocyjnych projektu, które następnie rozdysponowano między Biura Karier Wrocławskich uczelni i Powiatowe Urzędy pracy na terenie województwa dolno śląskiego. Ostatnim działaniem promocyjnym mającym przyciągnąć docelową grupę beneficjentów ostatecznych była emisja spotów radiowych w lokalnych rozgłośniach radiowych.

Instytucja finansująca postawiła przed projektem jeszcze jedno wymaganie promocyjne. Zadanie polegało nie tyle na promocji samego projektu, co na promocji wykorzystania środków unijnych i Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W tym celu firma Europrojekt zleciała wykonanie specjalnych materiałów i gadżetów promocyjnych według wzorów przedłożonych przez instytucję finansującą (DWUP). Wśród materiałów promocyjnych przygotowano:

  • kubki, długopisy, smycze i pendrivy, które wręczono wszystkim 30 uczestnikom projektu pod koniec jego trwania,
  • plakaty i plansze, którymi oznakowano biuro projektu oraz sale w których odbywały się szkolenia,
  • papier firmowy oznakowany logami UE, EFS i POKL na, którym powstawała większość dokumentów projektowych.
  • Formularza zgłoszeniowego
  • Karty opisu planowanej działalności
  • Kserokopii dowodu osobistego ( oryginał dowodu do wglądu)
  • W przypadku osób zameldowanych na pobyt czasowy na terenie województwa dolnośląskiego oprócz kserokopii dowodu osobistego wymagana była kserokopia zaświadczenia o czasowym zameldowani(oryginał zaświadczenia o zameldowaniu do wglądu).
  • Kserokopii dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub szkoły średniej.
  • Oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych.
  • Podpisanego regulamin uczestnictwa w projekcie.
  • 14 kompletów dokumentów zawierało braki formalne. W skutek czego, zgodnie z postanowieniami Regulaminu uczestnictwa w projekcie członkowie Zespołu Projektowego nie mogli dokonać oceny informacji zawartych w Karcie Opisu Planowanej Działalności. Braki w dokumentacji oraz niezakwalifikowanie do dalszego etapu rekrutacji został ujęte w odpowiednim protokole z pracy komisji,
  • 53 kompletów dokumentów rekrutacyjnych spełniało wymogi określone w Punkcie Regulaminu uczestnictwa w projekcie, w związku z czym mogły wziąć udział w Karcie Opisu Planowanej Działalności.
    • opis działalności gospodarczej, którą zamierza prowadzić kandydat na beneficjenta Ostatecznego (pomysł na firmę);
    • znaczenie planowane działalności gospodarczej dla gospodarki lokalnej (uzasadnienie projektu);
    • rodzaj wydatków, na które kandydat na Beneficjenta Ostatecznego zamierza przeznaczyć dotację finansową otrzymaną w ramach projektu (efektywność ekonomiczna). Każdy z dwóch członków Zespołu Projektowego dokonywał oceny powyższych informacji. Punkty każdego z oceniających na Karcie zostały zliczone, a następnie poszczególne sumy do siebie dodane. Z otrzymanej wielkości wyciągano średnią arytmetyczną.Jednocześnie uzupełniano Zbiorczą tabelę o takie informacje jak np.:
      • przyznane przez poszczególnych członków Zespołu Projektowego punkty;
      • podział przyznanych punktów;
      • uzasadnienie dla ilości przyznanych punktów na Karcie opisu planowanej działalności, oraz stworzono Zbiorczą Tabelę zawierającą punkty przyznane przez poszczególnych członków Zespołu Projektowego wraz z uzasadnieniem ilości przyznanych punktów.
      • perspektywy rozwoju firmy (trwałości projektu),
      • odbiorców zakładanej działalności (potencjalnych klientów),
      • posiadanych kwalifikacji zawodowych,
      • posiadanego doświadczenia w przedmiocie planowanej działalności,
      • osobistych predyspozycji do prowadzenia planowanego rodzaju działalności m.in. kandydat miał za zadanie przedstawić 3 pozytywne cechy charakteru oraz 3 umiejętności pomocne w planowanej działalności, a także swoje 3 sukcesy wraz z uzasadnieniem ich osiągnięcia.

Zaproszenie wybranych kandydatów na rozmowy rekrutacyjne

Po zakończeniu oceny merytorycznej informacji zawartych na Karcie Opisu planowanej działalności stworzono listę rankingową zawierającą imię i nazwisko 53 osób, które zostały zaproszone do kolejnego etapu rekrutacji tj. rozmów rekrutacyjnych. Zgodnie z postanowieniem Regulaminu uczestnictwa w projekcie, Kierownik Projektu zatwierdził Listę kandydatów zaproszonych na rozmowy rekrutacyjne zawierającą 53 osoby. Powyższa lista została opublikowana na podstronie internetowej projektu w dniu 4 listopada 2008r. Ponadto o miejscu (tj. Biuro Projektu mieszczące się na ul. Racławickiej 15/19 we Wrocławiu) i terminie rozmowy rekrutacyjnej poszczególne osoby zostały poinformowane telefonicznie lub mailowo.

Etap III ? Rozmowy rekrutacyjne

Na potrzeby II etapu rekrutacyjnego powołano 2 komisje rekrutacyjne składające się z 2 członków zespołu projektowego ( w sumie 4 osoby). Komisja Nr 1 prowadziła rozmowy w dniach 5,6 listopada 2008r. w siedzibie Biura Projektu. Komisja Nr 2 prowadziła rozmowy w dniach 5,6 listopada 2008r. w siedzibie Biura Projektu. Średnio rozmowa rekrutacyjna z jednym kandydatem trwała około 30 minut. Rozmowa rekrutacyjna polegała na ustnej prezentacji przez kandydata na Beneficjenta Ostatecznego następujących zakresów tematycznych (kryteriów):

Odpowiedzi kandydatów były zapisywane. W trakcie prezentacji członkowie Komisji Rekrutacyjnej mogli zadawać dodatkowe pytania związane z przedstawionymi powyżej zakresami tematycznymi. Każdy z członków Komisji przeprowadzającej rozmowę rekrutacyjną z potencjalnym uczestnikiem projektu posiadał kartę oceny rozmowy rekrutacyjnej. Każdy z przedstawionych przez kandydata tematów (kryteriów) podlegał ocenie przez każdego członka Komisji Rekrutacyjnej w skali od 1 do 5, gdzie 1 oznaczało bardzo źle, a 5 bardzo dobrze. Ponadto w Karcie każdy z członków Komisji Rekrutacyjnej przedstawił podsumowanie wystąpienia kandydata, co stanowiło uzasadnienie dla ilości przyznanych przez niego punków. Punkty na każdej karcie Oceniającego zostały zliczone. Następnie dodano do siebie sumy z poszczególnych kart. Z otrzymanej wielkości była wyciągana średnia arytmetyczna. Jednocześnie uzupełniano Zbiorczą tabelę o kolejne informacje dotyczące m.in. punktów przyznanych przez poszczególnych członków Komisji rekrutacyjnej.

Wybór Beneficjentów Ostatecznych

W oparciu o liczbę otrzymanych punków stworzono listę 30 osób, które otrzymały największą ilość punktów podczas rozmów rekrutacyjnych. Osoby znajdujące się na wskazanej liście zostały zakwalifikowane do udziału w projekcie. Z uwagi na fakt, iż projekt realizowany był w dwóch cyklach stworzono 2 listy uczestników. Pierwsza lista obejmowała osoby w liczbie 15 zakwalifikowane do udziału w I cyklu projektu (załącznik nr 14), druga lista obejmowała osoby w liczbie 15 zakwalifikowane do udziału w II cyklu projektu (załącznik nr 15).Z osób które nie osiągnęły wymaganego 30 punktowego progu stworzono Listę rezerwową. Na liście tej znalazło się 19 osób ułożonych według ilości zdobytych punktów. Obydwie listy zostały zamieszczone na podstronie internetowej projektu.

Etap II ? Przyjmowanie zgłoszeń do projektu przyjmowanie zgłoszeń, analiza dokumentacji rekrutacyjnej, wybór Beneficjentów Ostatecznych spełniających kryteria projektu

Przyjmowanie dokumentów rekrutacyjnych

Rekrutacja w ramach projektu prowadzona była w okresie od dnia 23 października 2008 do dnia 30 października 2008. Czas trwania rekrutacji oraz jej zasady były uwarunkowane Regulaminem Uczestnictwa w projekcie oraz dokumentów dostępnych dla kandydatów na podstronie internetowej projektu. Dokumenty rekrutacyjne kandydaci na Beneficjentów Ostatecznych mieli możliwość składać w godzinach pracy Biura Projektów lub też przesłać za pośrednictwem poczty/kuriera na adres Biura Projektów. Zgodnie z Regulaminem uczestnictwa projekcie komplet dokumentów rekrutacyjnych składał się z:

Wszystkie wzory dokumentów rekrutacyjnych dostępne były na podstronie internetowej projektu tj. http://www.cdis-europrojekt.pl/mlodzi/ W przypadku osobistego złożenia dokumentów rekrutacyjnych, każda osoba otrzymywała pisemne potwierdzenie złożenia dokumentów, w którego treści zamieszczono datę i godzinę przyjęcia dokumentów. W okresie trwania procesu rekrutacyjnego do Biura Projektu (do dnia 30 października 2008r. do godziny 15:00) wpłynęło łącznie 67 kompletów dokumentów rekrutacyjnych.

Ocena formalna dokumentów rekrutacyjnych składanych przez potencjalnych Beneficjentów Ostatecznych

Składane przez potencjalnych Beneficjentów Ostatecznych dokumenty rekrutacyjne były na bieżąco weryfikowane przez 2 członków Zespołu Projektowego. W części dostarczonych dokumentów rekrutacyjnych, po wstępnej ich weryfikacji przez 2 członków Zespołu Projektowego, odnotowano braki lub też błędy w ich wypełnieniu. Po zakończeniu oceny formalnej dokumentów rekrutacyjnych składanych przez potencjalnych Beneficjentów Ostatecznych stwierdzono, że:

Ocena Kart Opisów Planowanej Działalności

Informacje zawarte w Karcie Opisu Planowanej Działalności były każdorazowo ocenianie przez 2 członków Zespół Projektowego. Ocenie podlegały następujące informacje:

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)