Zarządzanie projektami

Każdy z nas realizuje projekty. Poważniejsze lub mniejsze, organizowane na niewielka skalę. Wszystkie planowane są po to, by osiągnąć pewne cele w z góry określonym czasie przy wykorzystaniu konkretnych sum pieniędzy.

Ilość projektów, ich tempo wprowadzania oraz sposób ich organizowania sporo mówi o kondycji firmy. Daje jasny obraz dotyczący planów, czy perspektyw przedsiębiorstwa. Wskazuje, jaka jest linia promocji produktów i usług. Zarządzanie projektami pozwala pogodzić z jednej strony satysfakcję klienta, z drugiej właściciela danej firmy.

Co to znaczy zarządzać projektem?

Zarządzanie projektem to praca, którą wykonuje się na różnych etapach rozwoju firmy. Polega na stosowaniu się do z góry określonego planu w określonym czasie i przy założonym budżecie. Z definicji może wyglądać jak zmienianie pracy ludzi, delegowanie ich do nowych zadań, wprowadzanie do sprzedaży nowego produktu, dbanie o sukces premiery rynkowej. Zarządzanie projektem może być po prostu przenoszeniem biura w inne miejsce, być wdrażane jako zmiana adresu, połączenie dwóch dotychczas osobno działających firm, organizowanie imprezy, wdrażanie nowego programu szkoleniowego…
Często zarządzanie projektem to po prostu praca nad tworzeniem, zmienianiem, czy udoskonalaniem nowego produktu, czy praca nad konstruowaniem i planowaniem wyglądu nowej strony www, projektowaniu logo oraz innych materiałów identyfikacyjnych danej firmy.

Dlaczego zarządzanie projektami jest tak ważne?

Oczywiście można poprzestać na ciężkiej pracy i zdolnościach technicznych. Jednak przy dużych projektach są one często niewystarczające. Prowadzą do stresu, wielu przeróbek i niepotrzebnych kłopotów organizacyjnych. W konsekwencji często realizacja projektu rozciąga się w czasie, a budżet poświęcony na jego realizację drastycznie się kurczy. Widmo niepowodzenia nabiera realnych kształtów. Klienci są niezadowoleni, w miejscu uprzejmości pojawia się wrogość i rozczarowanie.

Można także poprzestać na działaniach intuicyjnych, jednak także one są mało skuteczne, choć bywają ekscytujące. Większych, poważnych projektów nie da się zrealizować szybko i tak po prostu. Szybko możemy poczuć się przytłoczeni, może zabraknąć nam czasu na wykonywanie najważniejszych zadań, a zyski mogą okazać się nie tak wysokie, jak tego byśmy sobie życzyli. Dobre zarządzanie natomiast pozwala osiągnąć sukces i wyróżnić się na rynku. Daje to „coś”, czego często brakuje podczas bieżącej pracy poszczególnych specjalistów w danej dziedzinie.

Dobre zarządzanie to oszczędność czasu i pieniędzy

W miejsce rozczarowania, chaosu oraz kosztów, które generuje projekt nierealizowany o czasie, lepiej wprowadzić spokój i bezpieczeństwo. Dobre zarządzanie projektem nie dopuści do sytuacji, kiedy projekt nie zostanie zrealizowany w odpowiednim terminie, a dobre relacje z kontrahentem zamienią się w pasmo narzekań i rozczarowania. Pewnych rzeczy nie da się odwrócić. Stąd lepiej nie kusić losu, ryzykując poprzez brak doświadczenia i umiejętności spalenie ważnego, mogącego przyczynić się do rozwoju naszej firmy projektu.

Niektórzy są przekonani, że profesjonalne zarządzanie projektami to wyższe koszty. Jest wręcz przeciwnie. Dobre zarządzanie zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu oraz pozwala osiągnąć zdecydowanie lepsze wyniki, przy jednocześnie dużo niższych kosztach, mniejszym wysiłku i to w krótszym czasie. Dzięki dobremu zarządzaniu nie ryzykujemy, że pojawią się opóźnienia, konieczność wprowadzenia kosztownych poprawek, czy też stracimy dobre relacje z klientem oraz potencjalną pracę przy kolejnych projektach.

Dyscyplina i elastyczność

Dobre zarządzanie to pogodzenie dwóch teoretycznie sprzecznych wartości: dyscypliny i elastyczności. W każdym obszarze życia, także i tym nie warto bowiem przesadzać. Należy dążyć do osiągnięcia równowagi i harmonii w działaniach.

Do dobrego zarządzania należy również zdrowego rozsądku. Często nie trzeba być znawcą danego tematu, czy posiadać obszernego doświadczenia popartego konkretnymi przykładami, wystarczy wyważenie entuzjazmu z realnym podejściem do rzeczywistości. Niezbędna składowa sukcesu to także wysokie umiejętności komunikacyjne oraz zdolności koordynowania pracy wielu osób. To nie wszystko. Menadżerowie projektu muszą wykazać się sporą elastycznością, tolerancją dla wszelkich opóźnień i akceptacją sytuacji wyjątkowych. Powinni wiedzieć, jak i kiedy naprawiać niedociągnięcia i kiedy wykorzystywać zdolności przywódcze, a kiedy godzić się na pewne modyfikacje wynikające z niedoskonałości pracujących przy projekcie osób.

Każdy projekt ma szansę zakończyć się powodzeniem, jeśli jest sprawnie zarządzany z uwzględnieniem podstawowych determinantów sukcesu.

Czym są projekty i na czym polega zarządzanie projektem?

Projekty pozwalają osiągnąć określone cele w z góry zaplanowanym czasie. Oczywiście także poprzez trzymanie się wybranego na realizację planu budżetu. Zarządzanie projektem to nie to samo, co działalność operacyjna, od której różni się podstawową kwestią – powtarzalnością oraz regularnością w wykonywaniu zaplanowanych czynności. Ponadto w odróżnieniu od działalności operacyjnej, która ma charakter ciągły, każdy projekt ma swój koniec następujący, kiedy cel zostaje osiągnięty lub gdy projekt zostaje anulowany.

Na czym polega zarządzanie projektem?

Zarządzanie projektem to umiejętność, do której realizacji wykorzystuje się różne metody i umiejętności typowe danemu menadżerowi. W ten sposób można zainicjować, zaplanować, realizować, a następnie kontrolować i zamknąć projekt.

Nie ma mowy o sukcesie, jeśli nie zdefiniuje się podstawowego zakresu prac, jakie ma obejmować projekt. W tym temacie największe znaczenie mają cel oraz wymagania projektu. Następnie pod uwagę bierze się tworzenie harmonogramu i szacowanie możliwości rozwoju danego projektu. Podstawowymi kwestiami, jakie w trakcie realizacji projektu należy wziąć pod uwagę, jest sprawna komunikacja, zarządzanie czasem, współpraca z innymi kontrahentami, uwzględnienie dostawy towarów i usług, zarządzanie jakością. W grę wchodzą bariery psychologiczne: mianowicie radzenie sobie ze stresem, niepewnością i ogólnie ryzykiem, jakie niesie każdy projekt.

Zarządzanie projektem jako praca systemowa

Zarządzanie projektem porównywane jest do systemu, w którym każdy ma wpływ na powodzenie projektu. Wszystko odbywa się poprzez korelację ludzi i ich wpływ na siebie oraz na wykonywaną pracę.

O kontroli systemu i jego wydajności decyduje reakcja na zmiany dotyczące jednego obszaru projektu, co może nieść za sobą ryzyko niepowodzenia, a zwłaszcza opóźnień oddania całego projektu.

Każdy projekt to system złożony, który wymaga specjalnych działań i złożonych schematów zachowań. Potrzeba także sporo staranności. Należy zapoczątkować zarządzanie projektem już w momencie ogłoszenia idei oraz zarysowania planu pracy aż po zakończenie projektu, kiedy realizacja zostanie zamknięta lub anulowana.

Na sukces danego projektu pracują starania i działania, wdrażane przez cały czas realizacji projektu. Tutaj kluczową rolę spełniają po pierwsze stałe ulepszanie, polegające na wyciąganiu wniosków z doświadczeń i poprawianiu jakości działania. Po drugie zarządzanie portfelem i gospodarowanie, które polega na podejmowaniu niezbędnych decyzji, pozwalających inicjować, wybierać i kontynuować najwłaściwsze projekty i gwarantują optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów. Istotna okazuje się po trzecie umiejętność zarządzania wieloma projektami, polegająca na analizowaniu poszczególnych projektów i w razie możliwości zarządzanie nimi wspólnie, zwiększając tym sposobem synergię i przeciwdziałając ewentualnym konfliktom. W ten sposób w zarządzaniu można uniknąć zamieszania, problemów z produktywnością i zmianami celów oraz priorytetów, osiągając spójny i harmonijny progres, obecny w konkretnych zyskach.